Privacyverklaring RuilWijs

Northbird (KvK 42164736) beheert RuilWijs en is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via RuilWijs worden verwerkt.

Privacyvragen kunnen worden gestuurd naar privacy@ruilwijs.nl.

• Accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, wachtwoordhash en sessiegegevens.
• Woninggegevens en woonwensen, waaronder plaats, postcode, huur, oppervlakte, kamers en voorzieningen.
• Privé-woningdetails, zoals volledige postcode en huisnummer; deze worden niet als openbare listinggegevens getoond.
• Interesses, matchscores, ruilstatus, berichten en notities die nodig zijn om een woningruil te begeleiden.
• Documenten die je zelf uploadt, plus bestandsnaam, type, grootte, hash, scanresultaat en reviewstatus.
• Technische en beveiligingsgegevens, zoals sessie-IP, user-agent, request-ID, gehashte IP-gegevens en rate-limitgegevens.

We gebruiken gegevens om accounts te beheren, woningen en woonwensen te tonen, matches te berekenen, communicatie mogelijk te maken en het ruilproces en documentdossier uit te voeren. Voor deze kernfuncties baseren we de verwerking op de uitvoering van de overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Voor beveiliging, misbruikpreventie, foutonderzoek, fraudepreventie en operationele beheermeldingen — zoals een melding aan de beheerder bij een nieuwe accountregistratie — gebruiken we gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en betrouwbaar te beheren. Waar een wettelijke verplichting geldt, verwerken we gegevens om daaraan te voldoen.

Documenten worden vóór opslag gecontroleerd op bestandsstructuur en malware. De malwarecontrole draait via een afgeschermde scanner en schone bestanden worden privé opgeslagen.

Upload geen ongeredigeerde kopie van een identiteitsbewijs, geen BSN, geen documentnummer en geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens. Maak zulke gegevens onleesbaar voordat je een document via RuilWijs uploadt. Als een verhuurder deze gegevens wettelijk nodig heeft, lever ze bij voorkeur rechtstreeks via het kanaal van die verhuurder aan.

RuilWijs gebruikt op dit moment de volgende technische dienstverleners:

• Render voor hosting van de webapplicatie, geconfigureerd in Frankfurt.
• Neon voor PostgreSQL-databasehosting, geconfigureerd in Frankfurt.
• Cloudflare R2 voor private documentopslag met EU-jurisdictie.
• Oracle Cloud voor de afgeschermde malware-scanner, geconfigureerd in Amsterdam.
• Cloudflare Workers & Email Service voor beveiligde operationele meldingen aan RuilWijs-beheer.

Deze partijen kunnen als verwerker of subverwerker optreden. Waar gegevens buiten de EER kunnen worden verwerkt, moeten passende doorgiftewaarborgen gelden volgens de AVG en de voorwaarden van de betreffende dienstverlener.

• Account-, woning-, match- en berichtgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor een actief account en het ruilproces, en daarna alleen zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Geüploade documenten krijgen na een afgewezen of afgeronde ruil een bewaartermijn van 30 dagen. Na het verstrijken van die termijn zijn ze niet meer downloadbaar en worden ze door het retentieproces verwijderd.
• Rate-limitgegevens worden technisch opgeschoond zodra ze ouder zijn dan twee dagen.
• Beveiligings- en auditlogs worden bewaard zolang dat noodzakelijk is om incidenten te onderzoeken en naleving te kunnen aantonen.

RuilWijs gebruikt functionele sessiecookies die nodig zijn om ingelogd te blijven en de dienst veilig te gebruiken. Op dit moment zijn geen advertentietrackers of marketingcookies in de applicatie geïntegreerd.

RuilWijs berekent automatisch matchscores op basis van woonwensen en woningkenmerken. Deze scores zijn aanbevelingen: ze nemen geen besluit met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. De verhuurder beslist uiteindelijk of een woningruil wordt goedgekeurd.

Je kunt onder de AVG onder meer vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ingelogde gebruikers kunnen via het privacycentrum een gegevenskopie downloaden of een verzoek voor verwijdering, correctie, beperking of bezwaar indienen. Privacyvragen kunnen ook via het hierboven vermelde privacyadres worden ingediend.

We beperken toegang tot persoonsgegevens, gebruiken TLS voor netwerkverkeer, slaan documenten niet publiek op, scannen uploads op malware en registreren beveiligingsrelevante acties. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico's volledig uitsluiten.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienst, gebruikte leveranciers of wetgeving verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.